Assistant(e) de direction - Coordonnateur/trice administratif
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- Canada
- Permanent
- Temps-plein
- Gérer l’agenda de la direction et organiser les réunions, rendez-vous et déplacements
- Préparer, rédiger et mettre en forme les courriers, comptes rendus, présentations et documents administratifs
- Assurer l’accueil téléphonique et la gestion des communications internes et externes
- Organiser les réunions, comités et événements, y compris la logistique associée
- Suivre les dossiers administratifs et assurer leur mise à jour
- Gérer les notes de frais, bons de commande et autres tâches de support administratif
- Centraliser, filtrer et prioriser les informations destinées à la direction
- Assurer la confidentialité des informations sensibles
- Coordonner certaines actions transverses avec les autres services
- Participer à l’amélioration continue des processus administratifs
- Aides ponctuelles administratives sur des fonctions supports tels que ressources humaines , les achats et la gestion de projet
- Support pour les nouveaux arrivants (onboarding, , communications, questions générales RH, etc.)
- Gestion des accès informatiques
- Suivi des vacances
- Gestion des équipements et papeterie de bureau
- Rédiger et diffuser des communications internes au nom de la direction
- Préparer les supports de communication pour les réunions, comités et prises de parole de la direction
- Assurer l’interface de communication entre la direction et les équipes internes
- Gérer la transmission d’informations auprès des interlocuteurs externes (clients, partenaires, prestataires)
- Veiller à la cohérence, à la qualité et au ton des messages transmis par la direction
- Suivre le calendrier de communication de la direction et s’assurer du respect des échéances
- Contribuer à l’organisation et à la communication autour d’événements internes ou externes
- Soutien et organisation des visites internes et externes
- Bac +2 à Bac +3 en assistanat, gestion, administration, communication ou domaine équivalent
- Minimum 5 ans d’expérience sur un poste similaire d’assistanat de direction ou assistanat de management
- Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Excellentes capacités rédactionnelles et orthographe irréprochable
- Bonne maîtrise de la communication écrite et orale
- Capacité à préparer des supports de réunion, présentations et notes de synthèse
- Maîtrise des techniques de classement, d’organisation et de gestion documentaire
- La maîtrise de l’anglais est requise .
- Sens de l’organisation et gestion des priorités
- Rigueur et fiabilité
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Excellent relationnel et sens de la communication
- Réactivité et autonomie
- Diplomatie et capacité à interagir avec des interlocuteurs variés
- Capacité à travailler dans un environnement exigeant et multi-tâches