Administrative Assistant – Law Firm / Adjointe administrative – cabinet d’avocats
Inner Circle Agency Inc.
- Montréal, QC
- Permanent
- Temps-plein
Adjoint(e) administratif(ve) – cabinet d’avocats – 60 000 $ à 85 000 $ – Hybride / MontréalLieu de travail :
Mode hybride – bureau situé au centre-ville de Montréal (QC)Poste :
Adjoint(e) administratif(ve) au sein d’un cabinet d’avocatsAperçu du posteInner Circle Agency est à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour un cabinet d’avocats réputé à Montréal. Joignez-vous à un environnement professionnel et collaboratif où votre contribution est valorisée. Ce poste hybride offre une excellente occasion de faire progresser votre carrière, avec une rémunération annuelle allant de 60 000 $ à 85 000 $, accompagnée d’un programme d’avantages sociaux concurrentiel.Ce rôle consiste à soutenir un(e) avocat(e) au sein du département des marques de commerce.Ce que le client offreEnvironnement de travail inclusif et axé sur le soutienMode de travail hybride (3 jours au bureau, 2 jours en télétravail – bureau situé au centre-ville de Montréal)Semaine de travail de 35 heuresProgramme de rémunération global compétitifAssurance collective complète, incluant les soins dentairesRégime d’épargne collectif avec contribution de l’employeurJournées personnelles flexibles et congés de maladie annuelsAllocation annuelle pour activités sportivesRémunération des heures supplémentairesProgramme de compensation supplémentaire pour congé de maternité/paternitéPrincipales responsabilitésOffrir un soutien opérationnel à l’équipe en place ainsi qu’un soutien administratif à une équipe de professionnels engagés et innovantsGérer les agendas électroniques de façon proactive et efficace, et coordonner la logistique des réunionsRédiger, réviser et envoyer la correspondanceCommuniquer avec les clients au besoin et assurer le suivi de leurs demandesEffectuer la numérisation, l’enregistrement et le classement des documents dans le système de gestion documentaire (DM)Produire les rapports de dépensesCoordonner le paiement des factures provenant de correspondants étrangers avec le service des comptes fournisseursSaisir et allouer les entrées de tempsAssurer les suivis et la communication avec les différents départementsOuvrir et faire le suivi des dossiers en cours, et recueillir les informations pertinentesProcéder à la fermeture des dossiers, incluant les transferts et le suivi de la facturationEffectuer toute autre tâche connexeQualifications requisesMinimum de 5 ans d’expérience dans un rôle administratif auprès de cadres supérieurs (ex. : vice-président(e), directeur(trice) ou équivalent)Bilinguisme français/anglais (à l’oral et à l’écrit)Maîtrise de la suite Microsoft Office et d’OutlookExcellent sens du service à la clientèleApproche proactive et capacité d’anticiper les besoinsExcellentes compétences organisationnelles et souci du détailCapacité à travailler de façon autonome et à respecter les échéanciersEsprit collaboratif et engagement envers la qualité et la confidentialitéUne expérience dans le domaine juridique constitue un atout important, particulièrement en marques de commerce, mais n’est pas obligatoireSi ce poste vous intéresse, nous vous invitons à postuler dès aujourd’hui !Job Title:Administrative Assistant - Law Firm / Adjointe administrative - cabinet d’avocats - $60-$85k - Hybrid/MontrealJob Location:Hybrid - Office located Downtown Montreal, QCPosition:Administrative Assistant in a Law FirmPosition OverviewInner Circle Agency is looking to fill a role in Montreal as an Administrative Assistant in a reputed law firm. Be a part of a collaborative and professional environment where your contributions are valued. This hybrid role offers an excellent opportunity to grow your career with a compensation package ranging from $60,000 - $85,000 annually, complemented by a competitive benefits program. This role will specifically support a lawyer within the trademark department.What the Client OffersWork in a supportive and inclusive environmentHybrid work environment (3 days in office, 2 days from home. Office located Downtown Montreal)35-hour work weekComprehensive compensation packageComprehensive group insurance and dental coverageEmployer-supported collective savings planAnnual flexible days and sick leaveAnnual sports expense allowanceOvertime compensationExtra compensation package for Maternity/Paternity leaveKey ResponsibilitiesProvide operational support to the existing team and administrative support to a team of dedicated and innovative professionalsManage electronic calendars proactively and efficiently, coordinate meeting logisticsDrafting, checking and sending correspondenceCommunicate with clients as needed and follow up on their requestsPerform scanning, saving and classifying documents in the digital document manager (DM)Produce expense reportsCoordinate the payment of invoices from foreign correspondents with the accounts payable departmentAllocate time entriesEnsure follow-up and communication with the various departmentsOpen and monitor ongoing cases and gather relevant informationTo close files, including transfers and billing follow-upPerform all other related tasksRequired QualificationsMinimum of 5+ years of experience in an administrative role supporting senior-level executives (e.g., VP, Director, or similar)Bilingualism in French/English (oral and written)Proficiency in Microsoft Office suite and OutlookStrong sense of customer serviceProactive approach with the ability to anticipate needsExcellent organizational skills and attention to detailAbility to work autonomously and ensure timely execution of tasksCollaborative mindset with a strong commitment to quality and discretionLegal experience is considered a strong asset, particularly within trademark, but is not requiredIf this is something you’re interested in, please apply today!