Secrétaire d'école (Banque de candidatures 2025-2026)

• Selon les instructions ou en collaboration, planifier et organiser le travail du secrétariat de manière à ce que l’école ou le centre se conforme aux diverses obligations administratives à l’égard du centre de services scolaire, des ministères et divers organismes et à respecter les échéanciers de ces opérations et des diverses activités de l’école ou du centre. En fait le suivi et effectue les rappels appropriés;
• Prendre connaissance des procédures administratives impliquant ses tâches, de manière à s’y conformer et, au besoin, d’en informer les personnes concernées. Selon les instructions et dans les limites de sa fonction, répondre aux demandes et doléances et apporter les solutions dans la mesure de sa compétence;
• En l’absence de la direction et selon les instructions, informer sur les décisions et directives normalement applicables aux problèmes qui lui sont signalés. Colliger les données nécessaires pour la préparation du budget, participer à son élaboration, voire à son suivi et dresser des rapports sur les soldes budgétaires;
• Effectuer la tenue des livres comptables de l’école ou du centre et des activités parascolaires, le paiement des factures, des autres comptes et les dépôts bancaires;
• Signer conjointement des chèques, concilier des comptes, tenir une petite caisse et recueille les argents pour diverses activités ou campagnes de financement;
• Compiler les demandes de matériel du personnel de l’école ou du centre, effectuer les calculs nécessaires, vérifier les disponibilités budgétaires et les prix auprès des fournisseurs. Selon la politique en vigueur, procéder aux achats ou remplir les bons de commande, réceptionner les marchandises et voire à leur distribution. Tenir un magasin d’articles scolaires. Dresser l’inventaire physique des immobilisations de l’école ou du centre et l’inventaire des livres de la bibliothèque. Pour les réparations de matériel et d’équipement, réquisitionner les services demandés et s’assurer que les réparations ont été effectuées;
• Selon les instructions, dresser la liste des personnes disponibles pour la suppléance du personnel enseignant et, selon les indications, voire au remplacement du personnel absent;
• Responsable de la tenue de registres et dossiers concernant, entre autres, l’inscription et le classement des élèves, l’assiduité du personnel et des élèves, la paie du personnel temporaire, les examens scolaires, les bulletins, la déclaration de l’effectif scolaire et le transport scolaire;
• Vérifier les données nécessaires, les saisit, produit et transmet les rapports; remplir divers formulaires. Répondre aux besoins des élèves : transmettre, dans des situations inhabituelles, les messages particuliers et importants aux élèves, aux parents et au personnel de l’école ou du centre et, au besoin, les rappeler aux personnes concernées;
• Selon la politique en vigueur et dans la mesure de sa compétence, prendre les mesures appropriées dans les situations d’urgence; peut être appelée à exercer la surveillance d’élèves dans des situations exceptionnelles et pour de courtes périodes; au besoin, prodiguer les premiers soins; remplir les rapports requis.
• Peut être appelée à effectuer le prêt de volumes et à contrôler le prêt d’appareils audiovisuels et à s’acquitter des tâches administratives relatives à la location ou au prêt de salles, à participer à l’organisation matérielle d’activités éducatives en procédant notamment à la réservation du transport.
• Répondre aux demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des réunions, les politiques, la réglementation ou autres sujets reliés aux tâches dont elle s’acquitte et, au besoin, effectuer des rappels; transmettre la documentation pertinente;
• Examiner le courrier, rechercher, recueillir et agencer les renseignements pertinents; dans les limites de sa fonction, préparer un projet de réponse, acheminer le tout à la personne concernée et en assurer le suivi; préparer la synthèse des problèmes et questions complexes avant de les transmettre à la personne concernée;
• Voir à l’organisation matérielle des réunions, convoquer les participantes et participants, préparer les dossiers nécessaires, rédiger, selon les instructions reçues, un projet d’ordre du jour en fonction des sujets recueillis et, au besoin, assister à ces réunions et rédiger un projet de compte rendu ou de procès-verbal;
• Rédiger, à partir d’indications sommaires, des notes de service ou des communiqués; participer à l’élaboration du système de classement; archiver les documents de l’école ou du centre selon la politique en vigueur;
• Utiliser un ordinateur et les divers logiciels nécessaires à l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison; effectuer des recherches; faire le suivi du courrier électronique.
• Peut être appelée à apporter une aide ponctuelle au personnel de l’école ou du centre pour l’utilisation des logiciels et programmes propres à leur travail commun;
• Peut être appelée à initier au travail les nouvelles ou nouveaux secrétaires d’école ou de centre ainsi qu’à coordonner le travail du personnel de soutien.
• Au besoin, accomplir toutes autres tâches connexes.

• Donner un excellent service à la clientèle;
• Facilité à communiquer et capacité d'écoute;
• Esprit d’équipe et de coopération;
• Habiletés de rédaction et excellente maîtrise du français oral et écrit.

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