Contribution Package Process Student (4 Weeks)/Étudiant au processus des trousses de contribution (4 semaines)

World Anti-Doping Agency

  • Montréal, QC
  • Permanent
  • Temps-plein
  • Il y a 9 jours
Voir la version française à la suite de la version en anglaisContribution Package Process Student (4 weeks)Group: Finance and StrategyReports to: Financial ControllerLocation: WADA Headquarters, Montreal, CanadaPosting deadline: 24 April 2026WHO WE AREThe World Anti-Doping Agency (WADA) was established in 1999 as an international independent agency to lead a collaborative worldwide movement for doping-free sport. As the global regulatory body, WADA’s primary role is to develop, harmonize and coordinate anti-doping rules and policies across all sports and countries. Our key activities include: scientific and social science research; education; intelligence & investigations; development of anti-doping capacity; and, monitoring of compliance with the World Anti-Doping Program.POSITION OVERVIEWThe Contribution Process student will provide short‑term operational support to the Finance team during the annual contribution cycle. This role focuses on validating contact information, coordinating with regional offices, preparing contribution packages, and assisting with the creation and distribution of annual invoices to member countries across five regions. The student will help ensure accuracy, consistency, and timely delivery of all contribution documentation for the upcoming fiscal year.MAIN CHALLENGES
  • High volume of data, inconsistencies how each region showcases their contact information;
  • Manual process, lots of attention to details.
KEY RESPONSIBILITIES
  • Validate and Update Contact Information - Review existing contact lists for all member countries across five regions; Verify accuracy of names, titles, email addresses, and organizational details;
  • Prepare 2027 Regional Contribution Folders - Create new digital folders for each region for the 2027 contribution cycle; Organize folders using standardized naming conventions and filing structures;
  • Merge Contact Information into Contribution Letters;
  • Prepare Annual Contribution Invoices - Generate invoices for each member country based on approved contribution amounts; Attach the correct invoice to the corresponding contribution letter;
  • Create PDF Contribution Packages;
  • Email Contribution Packages to Member Contacts;
  • Track all sent communications and flag any undeliverable messages for follow‑up.
QUALIFICATIONS AND SKILLS
  • Strong attention to detail and accuracy;
  • Proficiency in Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) and PDF tools;
  • Sound organizational and interpersonal skills;
  • Able to work without supervision;
  • Tact and discretion;
  • Bilingual – English and French
  • Fit with organizational culture: Teamwork, team spirit and love of sport;
  • Aligned with WADA core values: Integrity, Openness and Excellence.
Vision: WADA’s vision is a world where all athletes compete in a doping-free sporting environment.Mission: WADA's mission is to lead a collaborative worldwide movement for doping-free sport.About us: WADA is headquartered in Montreal, Canada and has regional offices in Cape Town, South Africa; Lausanne, Switzerland; Montevideo, Uruguay; Tokyo, Japan and the office of the President in Warsaw, Poland. As of August 2025, the Agency employs approximately 187 employees and is represented by 53 nationalities. We value the diversity of our employees – current and future – that, as a global team, endeavor every day to protect the rights of clean athletes worldwide.The masculine is used in our communications for the sole purpose of lightening the text and it designates all genders. WADA believes in the success of an inclusive organization that values diversity within its team. All qualified candidates will be considered for this position in a fair manner. WADA would like to thank all candidates who have shown an interest by applying for a position. However, after a thorough profile review, only the retained candidates will be contacted.Étudiant au processus des trousses de contribution (4 semaines)Groupe: Finance et stratégieSupérieur: Contrôlleur financierLieu: Le Bureau principal de l'AMA, Montréal, CanadaDate limite de candidature: 24 avril 2026QUI SOMMES-NOUSL’Agence mondiale antidopage (AMA) a été créée en 1999 en tant qu’agence internationale indépendante pour diriger un mouvement collaboratif mondial pour un sport sans dopage. En tant que régulateur de la lutte antidopage dans le monde, le rôle principal de l’AMA est de développer, d’harmoniser et de coordonner les règles et politiques antidopage dans tous les sports et tous les pays. Nos principales activités comprennent : la recherche scientifique et en sciences sociales ; l’éducation; les renseignements et enquêtes ; le développement des capacités antidopage ; et la supervision de la conformité au Programme mondial antidopage.APERÇU DU POSTEL’étudiant au processus des contributions fournira un soutien opérationnel à court terme à l’équipe des finances durant le cycle annuel des contributions. Ce rôle consiste principalement à valider les coordonnées, à coordonner avec les bureaux régionaux, à préparer les dossiers de contribution et à appuyer la création et la distribution des factures annuelles aux pays membres dans cinq régions. L’étudiant contribuera à assurer l’exactitude, la cohérence et la livraison en temps opportun de toute la documentation liée aux contributions pour le prochain exercice financier.PRINCIPAUX DÉFIS
  • Volume élevé de données et incohérences dans la présentation des coordonnées selon les régions;
  • Processus manuel nécessitant une grande attention aux détails.
LES RESPONSABILITÉS CLÉS
  • Valider et mettre à jour les coordonnées – Examiner les listes de contacts existantes pour tous les pays membres dans cinq régions; vérifier l’exactitude des noms, titres, adresses courriel et renseignements organisationnels;
  • Préparer les dossiers régionaux de contribution 2027 – Créer de nouveaux dossiers numériques pour chaque région pour le cycle de contribution 2027; organiser les dossiers selon des conventions de nommage et une structure de classement standardisées;
  • Fusionner les coordonnées dans les lettres de contribution;
  • Préparer les factures annuelles de contribution – Générer les factures pour chaque pays membre selon les montants approuvés; joindre la facture appropriée à la lettre de contribution correspondante;
  • Créer les trousses de contribution en format PDF;
  • Envoyer les trousses de contribution par courriel aux contacts des pays membres;
  • Assurer le suivi de toutes les communications envoyées et signaler tout message non livrable pour suivi;
LES QUALIFICATIONS ET LES COMPÉTENCES
  • Grande attention aux détails et souci de l’exactitude;
  • Maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) et des outils PDF;
  • Bonnes compétences organisationnelles et interpersonnelles;
  • Capacité de travailler de façon autonome;
  • Sens du tact et discrétion;
  • Bilingue – anglais et français;
  • Correspond à la culture et aux valeurs organisationnelles : travail d’équipe, esprit d’équipe et amour du sport;
  • Aligné sur les valeurs fondamentales de l'AMA : Intégrité, ouverture et excellence.
Vision: La vision de l'AMA est un monde où tous les sportifs peuvent participent à des compétitions dans un environnement sans dopage.Mission: La mission de l'AMA est de mener un mouvement collaboratif mondial pour un sport sans dopage.À propos de nous: Le bureau principal de L’AMA est situé à Montréal, au Canada, et ses bureaux régionaux sont situés au Cap, Afrique du Sud; Lausanne, Suisse; Montevideo, Uruguay; Tokyo, Japon et le bureau du président à Varsovie, Pologne. En août 2025, l’Agence emploie environ 187 employés et est représentée par 53 nationalités. Nous apprécions la diversité de nos employés – actuels et futurs – qui, en tant qu’équipe mondiale, s’efforcent chaque jour de protéger les droits des sportifs propres dans le monde entier.Le masculin est utilisé dans nos communications dans le seul but d'alléger le texte et il désigne tous les genres. L'AMA croit au succès d'une organisation inclusive qui valorise la diversité au sein de son équipe. Tous les candidats qualifiés seront pris en considération pour ce poste de manière équitable. L’AMA tient à remercier tous les candidats qui ont manifesté leur intérêt en postulant pour un poste. Toutefois, après un examen approfondi du profil, seuls les candidats retenus seront contactés.

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