Coordinateur Senior, Assistant Administratif/Senior Coordinator, Administrative Assistant
- Canada
- Permanent
- Temps-plein
Pratt & Whitney est présentement à la recherche d’une Coordonnatrice Administrative Senior pour soutenir le bureau du Président. Pour ce poste, vous avez besoin d’un minimum de 5 ans d’expérience de travail dans une grande entreprise, être bilingue, avoir un excellent travail d’équipe, de l’initiative et des compétences organisationnelles, et connaissance des derniers logiciels de productivité bureautique.La gestion de l’agenda et du calendrier, la coordination proactive des révisions et des réunions régulières, la communication avec les clients pour gérer les réunions clés, le leadership des communications pour les deux cadres. Cela implique un haut degré d’autonomie, d’initiative et de communication au sein de l’organisation.À quoi ressemblera votre quotidien ?
- Gérer les activités quotidiennes et déterminer quelles sont les informations entrantes importantes, anticiper les besoins et aligner les priorités pour atteindre les objectifs
- Préparer et coordonner le matériel nécessaire pour les réunions programmées
- Préparer et assurer le suivi des notes de frais et autres documents (correspondances, rapports, mémos, etc.) dans le style et format requis.
- Développez des outils et des documents de rapport pour soutenir les objectifs exécutifs en utilisant Microsoft Excel, Word, OneNote et PowerPoint comme outils principaux.
- Rédiger la correspondance interne et externe en français et en anglais
- Participer à la coordination des événements d’entreprise, les visites hors sites des dirigeants et d’autres projets spéciaux.
- Gérer la logistique et la communication avec les associations professionnelles
- Préparer la documentation requise pour les bons de commande
- Maintenir et organiser les fichiers et les systèmes de classement
- Travailler en étroite collaboration avec les autres adjointes administratives, dans un environnement qui favorise le respect, afin de partager la charge de travail et d’assurer le succès des activités spécifiques
- Maintenir la confidentialité des informations financières, de rémunération et des relations avec les investisseurs de l’entreprise
- Apporter un support à l'adjointe excutive et l'adjointe administrative du bureau du Président.
- Le poste peut nécessiter un travail occasionnel en dehors des heures normales de travail
- Le poste est un rôle qui requiert une présence sur place
- Diplôme d’études collégiales avec un minimum de 5 ans d’expérience
- Domaine d'études : Administration, Administration internationale,Administration/Commerce, Linguistique, Relations industrielles, Relations publiques, Ressources humaines, Secrétariat, Traduction, Autre
- Expérience dans de grandes entreprises
- Bilinguisme (Français et anglais écrit et parlé)
- Excellente communication verbale et écrite
- Adaptabilité et flexibilité
- Bonnes compétences organisationnelles et initiative
- Souci du détail, proactivité et haut degré d’attention portée à la qualité de l’exécution
- Travail d’équipe et volonté d’acquérir de nouvelles compétences
- Digne de confiance et capable de gérer des portefeuilles confidentiels
- Haut niveau de connaissance des produits Microsoft Office, y compris Excel, Word, OneNote et PowerPoint.
- La connaissance des fonctions Power BI et Excel Advanced ou d’autres outils d’analyse de données serait hautement préférable
- Ce poste s’inscrit dans un milieu de travail francophone, néanmoins il nécessite une très bonne connaissance de l’anglais pour lire et comprendre, sur une base quotidienne, de la documentation et des termes techniques qui peuvent émaner d’organisations internationales, ainsi que pour écrire et communiquer en anglais avec des clients, des fournisseurs ou des collègues internationaux.
- Programme de congé à rémunération différée
- Garderie pour jeunes enfants
- Programmes d’avancement professionnel et de scolarisation
- Horaires flexibles
- Programmes et formations sur le leadership
- Gamme d’avantages sociaux, régime d’épargne et régime de retraite
- Programme d’aide de financement pour les congés parentaux
- Programme de reconnaissance et de récompense
Pratt & Whitney Canada is looking for a Senior Administrative Coordinator to support the President’s Office based on the south shore of Montreal. This role will be responsible for a variety of tasks requiring a high degree of independence of mind, judgment, discretion and confidentiality.What your day to day will look like?
- Manage daily activities and determine important matters regarding the incoming information, anticipating needs and aligning priorities to meet goals.
- Prepare and coordinate necessary materials for scheduled meetings
- Prepare and consolidate expense reports, other financial documents and prepare all types of documents (correspondence, reports, memos, etc.) in the required styles and formats.
- Develop tools and reporting documents to support the executive objectives using Microsoft Excel, Word, OneNote and PowerPoint as prime tools.
- Write internal and external correspondence in both French and English.
- Participate in the coordination of corporate events, executive offsites, and other special projects.
- Manage the logistics and communication for professional associations.
- Prepare the required documentation for purchase orders.
- Maintain and organize files and filing systems.
- Work in close collaboration with other Administrative Assistants, in relationships that promote mutual respect; in order to share the workload and ensure the responsibility of organizing specific activities.
- Maintain confidentiality regarding company financial, compensation, and investor relations information
- Support the President's Office Executive Assistant & Administrative Assistant.
- The position may require occasional working outside of standard working hours
- The position is an onsite role
- College degree with a minimum of five 5 years of experience
- Field of studies: Administration, International Administration, Administration/Commerce, Linguistics, Industrial Relations, Public Relations, Human Resources, Secretarial, Translation, Other
- Experience in large companies
- Bilingualism (French and English written and spoken)
- Excellent verbal and written communication
- Adaptability and flexibility
- Good organizational skills and initiative
- Attention to detail, proactiveness and high degree of focus on quality of execution
- Teamwork and willingness to learn new skills
- Trustworthy and able to manage confidential portfolios
- High level of knowledge of Microsoft Office products including Excel, Word, OneNote and PowerPoint.
- Knowledge of Power BI and Excel Advanced functions or other data analytics tools would be highly preferred.
- This position is part of a French-speaking work environment, it requires a very good knowledge of English to read and understand, on a daily basis, documentation and technical terms that may emanate from international organizations, as well as to write and communicate in English with customers, suppliers or international colleagues.
- Pension and savings plan with employer contributions
- Group insurance program
- Opportunities for advancement (career progression)
- Merit or recognition program
- Health and wellness program, including virtual health care
- Recreational and sports club
- Nearby daycares
- Transportation accessibility or public transit program and free parking