Adjoint(e) aux activités d'enseignement
HEC Montréal
- Montréal, QC
- Permanent
- Temps-plein
- Crée et met à jour les nouveaux sites de cours sur Zone Cours ou son équivalent, transcrit les plans de cours;
- Compile les résultats d’examens et diffuse l’information dans HEC en ligne;
- Transcrit les horaires de cours, établit l’horaire des travaux pratiques;
- Commande divers documents pédagogiques;
- Fait imprimer les documents qui doivent être distribués en classe;
- Effectue les déclarations de droits d’auteur;
- Assure le suivi des examens (montage, lecture, correction du français, mise en page selon les standards établis par la Direction).
- Assure le suivi des demandes d’absences motivées, cas spéciaux, examens différés ou examens différents.
- De façon proactive, rappelle les délais et les dates butoirs aux personnes concernées et prépare les documents en conformité avec les échéanciers des autres unités de l’école.
- Aide à la préparation et la programmation des évaluations des cours.
- Répond au téléphone, aux conversations Teams et fournit divers renseignements aux étudiants et enseignants.
- Informe les enseignants des procédures à suivre concernant les examens, la remise des notes, les demandes de révision d'examens et assure l'organisation matérielle de leurs cours.
- Dépouille et traite les pochettes d’examens reçues à la Direction. Redistribue celles-ci dans le bon édifice.
- Fait la numérisation des copies d’examen à lecture optique. Fait le traitement des copies. Envoie à l’enseignant concerné les fichiers résultant de la numérisation.
- Prépare de sa propre initiative les réponses courantes et la correspondance générale. Effectue la recherche, la cueillette et l'agencement de renseignements à inclure dans les rapports et la correspondance.
- Prépare divers documents (lettres, textes, tableaux et graphiques, travaux pratiques, examens, quiz, sondage, présentations, rapports…); compile des données, saisit les textes, les corrige, et prépare la mise en page selon les spécifications demandées. Transcrit et corrige des textes, en langue française et en langue anglaise.
- Tient à jour le système de classement normalisé en vigueur à HEC Montréal. Procède à l’élagage et à l’archivage des dossiers semi-actifs.
- Traite et assure le suivi des procédures administratives internes de HEC Montréal :
- fait la saisie du nom des enseignants dans P-Soft;
- demandes d’autorisation d’engagement;
- demandes de paiement du personnel de recherche ou contractuel;
- tout autre formulaire interne à HEC Montréal.
- Lors de l’absence de l’adjointe principale, effectue divers travaux en support à la direction du département.
- Prépare les dossiers et assure l’organisation logistique des réunions de coordination ou autres.
- Vérifie l’inventaire et s’assure de l’approvisionnement du matériel et des fournitures de bureau nécessaires au fonctionnement de son secteur de travail.
- Soutien techniquement les enseignants dans l’utilisation de certains logiciels.
- Prépare les documents nécessaires aux dossiers de promotion des maîtres d’enseignement, au curriculum des nouveaux cours, etc. et photocopie ces différents textes.
- Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.
- Diplôme d'études professionnelles en secrétariat et un minimum de quatre années d'expérience de travail pertinente*
- Excellente connaissance de la langue française, parlée et écrite
- Très bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite
- Excellente connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant (ex; suite office, SharePoint, etc.)
- Connaissances des outils nécessaires à la création et à la mise à jour de pages Web, tel que : Zone Cours, autres.
- Connaissances des environnements administratifs suivants : Synergie, Maximo, Savia, Jira.
- Habiletés dans les relations interpersonnelles
- Discrétion
- Capacité de travailler sous la direction de plusieurs personnes
- Capacité de travailler en équipe
- Capacité de travailler sur plusieurs dossiers simultanément et à l’intérieur de délais restreints
- Autonomie et initiative
- Connaissance du milieu universitaire (atout)
- 23 jours de vacances annuelles après un an de service
- 15 jours fériés
- Horaire estival: 10 vendredis d'été
- Aménagement de temps de travail: mode hybride
- Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
- Programme d’assurances collectives
- Régime de retraite à prestations déterminées
- Accès à un service de télémédecine
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