Coordonnateur(trice) du service à la clientèle/Field Representative II, Area Customer Service

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  • Montréal, QC
  • Permanent
  • Temps-plein
  • Il y a 15 jours
Job Category: Service DeliveryJob Description:Coordonnateur(trice) du service à la clientèle - SecteurLe ou la représentant(e) du soutien terrain est responsable de soutenir les opérations quotidiennes d'un ou de plusieurs sites de services gérés. Les tâches peuvent inclure la production de copies, d'impressions et de numérisation, les travaux de finition, l'exploitation d'un centre de courrier et de messagerie, ainsi que la tenue des registres et rapports de facturation.
Le poste soutient les services gérés de la région lors des phases d'implantation et remplace le personnel lors des absences et vacances dans les sites Ricoh de services gérés. La personne est responsable de soutenir les objectifs opérationnels de tous les sites clients existants dans un territoire géographique déterminé.Représentant(e) du soutien terrainResponsabilités
  • Maintenir des guides de procédures de site, formulaires et registres exacts, complets et à jour
  • Recueillir les données nécessaires à la préparation du rapport de gestion mensuel, selon les directives du gestionnaire ou superviseur de site
  • Commander le papier, le toner et les autres fournitures de bureau
  • Aider le gestionnaire ou superviseur de site à formuler des suggestions d'amélioration pour les processus et procédures nouveaux ou existants
  • Participer à la formation des nouveaux employés et des employés actuels
  • Être en mesure de se déplacer et de travailler dans différents sites clients de services gérés à l'intérieur d'un territoire géographique, selon les besoins opérationnels et l'horaire
  • Effectuer toute autre tâche connexe assignée par la direction
En l'absence de personnel sur place, peut effectuer, sans s'y limiter, les tâches suivantesCourrier
  • Traiter tout le courrier entrant et sortant
  • Effectuer diverses fonctions de salle de courrier, incluant le tri, le classement, l'emballage et le traitement des envois destinés à plusieurs sites
  • Classer et étiqueter les documents et autres matériaux pour l'entreposage et la récupération
  • Effectuer les activités d'expédition et de réception, incluant le déplacement de boîtes et/ou d'équipement
  • Fournir des services de messagerie pour la collecte et la livraison du courrier et des travaux de reprographie, sur le site et hors site
Reprographie
  • Aider au centre de reprographie et effectuer toutes les tâches nécessaires à la réalisation des demandes de copies, incluant l'utilisation d'équipements de reliure, de pliage et de plastification
  • Effectuer la numérisation et l'indexation des documents des clients
  • Effectuer le dépannage de base (ex. bourrages papier) sur tout l'équipement utilisé au centre Ricoh
Général
  • Effectuer les tâches d'accueil et de réception
  • Aider à la coordination des assignations de travail afin de respecter les délais et les engagements de service
  • Assurer la gestion complète du centre Ricoh en l'absence du gestionnaire ou superviseur de site
Qualifications
  • Diplôme d'études secondaires ou expérience de travail équivalente
  • Minimum d'un (1) an d'expérience dans une salle de courrier, un centre de reprographie ou un environnement de service à la clientèle
Compétences
  • Expérience requise avec les photocopieurs, numériseurs, imprimantes, perforateurs, équipements de reliure, agrafeuses électriques, balances, trieuses et équipements connexes
  • Excellentes aptitudes interpersonnelles et capacité à établir rapidement des relations professionnelles
  • Capacité démontrée à effectuer plusieurs tâches simultanément
  • Forte motivation personnelle axée sur l'atteinte des résultats
  • Excellentes compétences en communication écrite et verbale
  • Connaissance de base des applications Microsoft Office 365
  • Présenter en tout temps une image professionnelle auprès des clients et fournisseurs
Exigences physiques
  • Capacité de soulever jusqu'à 23 kg (50 lb), au besoin
Autre
  • Présenter en tout temps une image professionnelle auprès des clients et des fournisseurs
The Field Support Representative is responsible for supporting the daily operations of one or more Managed Services locations including any or all of the following: copy, print and scanning production and finish work, operation of a mail and courier centre, maintaining billing logs and reports. The position supports the region's Managed Services during implementation, fills in for absences and vacations throughout the Ricoh Managed Services locations. Responsible for supporting operational objectives at all existing customer sites within a geographic territory.Field Support RepresentativeResponsibilities
  • Maintains accurate, complete and up-to-date Site Procedure Guides, forms and logs
  • Collects data for the completion of the monthly management report as directed by the Site Manager/Supervisor
  • Orders paper, toner and other office supplies
  • Assist Site Manager or Supervisor in offering suggestions for improvement to new or existing process and procedures
  • Assist in the training of new and existing employees
  • Must be able to report to and work at various Managed Services client locations within a geographic territory based on business needs and as scheduled
  • Other duties as assigned by manager
In the absence of onsite personnel, may perform any of, but is not limited to, the following duties:Mail
  • Process all incoming and outgoing mail
  • Performs other mailroom functions such as mail fulfillment, including sorting, filing, packaging and processing shipments for delivery to multiple locations
  • Filing and labeling of documents and other material for storage and retrieval
  • Shipping and receiving, including the movement of boxes and/or equipment
  • Provides courier service for the pickup and delivery of mail and copy jobs, on campus and offsite
Copy
  • Assist in the Copy Centre and perform all functions required for the delivery and completion of all copy requests, which may include the use of binding, folders and laminators
  • Perform scanning and indexing of client documents
  • Performs basic troubleshooting (i.e., paper jams) on all equipment used within the Ricoh Centre
General
  • Performs front desk receptionist duties
  • Assists in coordinating work assignments to meet specific deadlines and service deliverables
  • Manage all aspects of the Ricoh Centre in the absence of the Site Manager/Supervisor
Qualifications
  • High School Diploma or equivalent work experience
  • Minimum of 1 year of experience working in a mailroom, copy centre or customer service environment
Skills
  • Experience using photocopiers, scanners, printers, hole drills, bindery equipment, electric staplers, scales, collators and related equipment
  • Excellent interpersonal skills with the ability to quickly develop business relationships
  • Demonstrated ability to multitask
  • Strong self-motivation to drive results
  • Excellent verbal and written communication skills
  • Basic knowledge of Microsoft Office 365 applications
  • Ability to consistently present a professional image to customers and vendors
Ability to lift up to 50 lbs as requiredOther
  • Present a professional image at all times to customers and vendors
About Us:Come Create at Ricoh:If you are seeking a team driven by passion and purpose, come create with us at Ricoh. We are a team of information seekers and customer-obsessed collaborators who aspire to deliver the services, solutions, and technologies that empower business success. We are looking for talented, inspired individuals to join us to help drive high-performance team and our commitment to excellence.Ricoh is an integrated solutions provider and partner that connects people and technology, creates outstanding customer experiences, and delivers innovation for businesses worldwide. We empower digital workplaces by enabling individuals to work smarter from any location and harness the power of information-how it is collected, stored, managed, and shared-to unlock the potential in every organization. We deliver services and technologies that inspire our customers' success and guide them toward a better and more sustainable future. If you are seeking a purpose-driven and passionate team, come create with us, and help drive our high-performance culture of excellence into tomorrow.Invest in Yourself:At Ricoh, you can:
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