About Admiral Security / À propos d’Admiral SecurityAdmiral Security is Atlantic Canada’s leading provider of private security and investigative services, with over 35 years of experience. We serve public agencies, municipalities, healthcare, and major corporations. Our reputation is built on professionalism, innovation, and exceptional customer service.Admiral Security est le chef de file en Atlantique pour les services de sécurité privée et d’enquêtes, avec plus de 35 ans d’expérience. Nous desservons des agences publiques, des municipalités, le secteur de la santé et de grandes entreprises. Notre réputation repose sur le professionnalisme, l’innovation et un service client exceptionnel.Position Overview / Sommaire du posteWe are seeking a highly organized, proactive, and bilingual Executive Assistant to provide comprehensive support to our executive leadership team. The successful candidate will play a key role in ensuring efficient office operations, managing sensitive information, and representing Admiral Security with professionalism and discretion.Nous recherchons un(e) adjoint(e) de direction hautement organisé(e), proactif(ve) et bilingue pour soutenir notre équipe de direction. La personne retenue jouera un rôle clé dans l’efficacité des opérations, la gestion d’informations sensibles et la représentation d’Admiral Security avec professionnalisme et discrétion.Key Responsibilities / Responsabilités principales
Manage executive calendars, schedule meetings, and coordinate appointments
Gérer les agendas des dirigeants, planifier les réunions et coordonner les rendez-vous * Prepare, proofread, and manage confidential correspondence and reportsPréparer, réviser et gérer la correspondance et les rapports confidentiels * Organize and support meetings, including agenda preparation and minute-takingOrganiser et soutenir les réunions, y compris la préparation des ordres du jour et la prise de notes * Act as a liaison between executives, staff, clients, and external partnersServir d’intermédiaire entre la direction, le personnel, les clients et les partenaires externes * Coordinate travel arrangements and logisticsCoordonner les déplacements et la logistique * Assist with project tracking and document managementAider au suivi des projets et à la gestion documentaire * Conduct research and prepare executive-level reports as neededEffectuer des recherches et préparer des rapports pour la direction au besoin * Support HR, recruitment, and onboarding processesSoutenir les processus RH, le recrutement et l’intégration * Maintain confidentiality and professionalism at all timesMaintenir la confidentialité et le professionnalisme en tout temps * Perform other administrative duties as assignedAccomplir d’autres tâches administratives selon les besoinsQualifications
Post-secondary diploma or degree in business administration, office management, or related field
Diplôme postsecondaire en administration, gestion de bureau ou domaine connexe * Minimum 2 years’ experience as an Executive Assistant or in a senior administrative roleMinimum de 2 ans d’expérience comme adjoint(e) de direction ou dans un rôle administratif similaire * Bilingual (English and French) with excellent written and verbal communication skillsBilingue (anglais et français) avec d’excellentes compétences en communication écrite et orale * Proficiency with Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)Maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) * Strong organizational skills and attention to detailExcellentes aptitudes organisationnelles et souci du détail * Ability to manage multiple priorities in a fast-paced environmentCapacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique * Professional, resourceful, and adaptableProfessionnalisme, débrouillardise et adaptabilité * Proven discretion in handling confidential informationDiscrétion éprouvée dans la gestion d’informations confidentiellesWhat We Offer / Ce que nous offrons
Competitive salary ($40,000–$50,000) and benefits package
Salaire concurrentiel (40 000 $ à 50 000 $) et avantages sociaux * Supportive, dynamic work environmentMilieu de travail dynamique et stimulant * Opportunities for professional growth and developmentPossibilités de développement professionnel * Flexible work arrangementsModalités de travail flexiblesHow to Apply / Comment postulerPlease submit your résumé and a cover letter (in English and French) outlining your qualifications and interest in this role to [your HR email or application portal].Veuillez soumettre votre CV et une lettre de motivation (en anglais et en français) décrivant vos qualifications et votre intérêt pour ce poste à [votre courriel RH ou portail de candidature].Admiral Security is committed to employment equity and values diversity. We thank all applicants for their interest; only those selected for an interview will be contacted.Admiral Security souscrit au principe d’équité en emploi et valorise la diversité. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt; seules les personnes retenues seront contactées.
