Coordinateur-trice de studio / Studio Coordinator

• S’assurer que les cuisines, espaces communs et toilettes sont propres et approvisionnés chaque jour

• Gérer l’inventaire des articles à renouveler régulièrement (boissons, nourriture, fournitures de cuisine, etc.)

• Effectuer des tâches pratiques : montage de bureaux, réaménagement de mobilier, préparation d’événements spéciaux (Rush Weeks, fêtes, etc.)

• Gérer des tâches administratives : ramassage du courrier, réception de colis, organisation des envois mensuels vers le siège à Vancouver

• Être la personne-ressource pour l’entretien du bureau : coordination avec les fournisseurs, la gestion de l’immeuble et la sécurité; création de billets de service via le portail Allied

• Gérer la caisse menue dépense et soumettre les rapports/reçus au VP des opérations

• Coordonner la distribution des cartes d’identification et des badges d’accès des employés

• Offrir un soutien lors de réunions ou projections : montage des salles, coordination des repas, etc.

• Personne de référence pour l'équipe de production afin de coordonner les fêtes de clôture de projet et les semaines Rush.

• Toute autre tâche connexe

• Travailler avec l’équipe informatique pour maintenir l’inventaire des postes et équipements

• Ensure kitchens, communal areas, and washrooms are clean and fully stocked daily

• Maintain inventory of regularly replenished items (beverages, food, kitchen supplies, etc.)

• Support studio operations with hands-on tasks: assembling desks, rearranging furniture, prepping for events (Rush Weeks, holiday functions, etc.)

• Handle administrative duties such as collecting mail, receiving packages, and organizing monthly shipments to our Vancouver HQ

• Act as the primary contact for office maintenance: liaise with vendors, building management, and security; log service tickets via the Allied portal

• Oversee the petty cash fund, including reporting and reconciliation with the VP of Operations

• Assist in managing employee photo IDs and access fobs

• Support meetings and screenings, including room setup, food coordination, and ad hoc event needs

• Point person for production team to coordinate project related wrap parties and Rush Weeks.

• Perform other duties as assigned

• Collaborate with the Desktop team to track desk assets and equipment inventory

• Excellente organisation et capacité à gérer plusieurs priorités

• À l’aise avec des tâches physiques (déplacement de mobilier, installation de salles, etc.)

• Autonomie, esprit d’initiative et sens de la débrouillardise

• Bonnes compétences en communication et collaboration inter-équipes

• Une expérience dans un studio ou un environnement créatif est un atout

• Le bilinguisme est un atout.

• Strong organizational and multitasking skills

• Comfortable with hands-on physical tasks (moving furniture, setting up rooms, etc.)

• Proactive, solutions-oriented mindset

• Ability to work independently and communicate effectively with cross-functional teams

• Experience working in a studio, creative, or fast-paced environment is a plus

• Bilingualism is an asset

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