Adjoint(e) administratif(ive)

• À partir de 24,00 $/h, ajusté à la hausse selon l'expérience et les compétences clé;

• Environnement technologique développé;

• Ambiance de travail conviviale, équipe unie et stable;

• Présidente engagée favorisant une communication ouverte;

• Milieu de travail favorisant l’apprentissage continu;

• Bureau accueillant et esthétiquement bien aménagé;

• Stationnement disponible sur place.

• Gérer les communications virtuelles, téléphoniques et par courriels;

• Rediriger les informations, la documentation et les avis relatifs aux dossiers clients de tenue de livres;

• Effectuer les suivis auprès des clients et de l’équipe pour assurer la réception et le retour des informations et documents dans les délais prescrits;

• Gérer les agendas de l’équipe et prendre contact avec la clientèle pour la prise de rendez-vous;

• Rédiger des lettres;

• Accueillir les visiteurs avec professionnalisme;

• Entrer des données dans les différents systèmes de l’entreprise;

• Imprimer, numériser, classer et disposer des documents;

• Effectuer des recherches en ligne et communiquer avec les instances gouvernementales selon les besoins (procurations, accès aux dossiers, avis de cotisation, registraire, etc.);

• Informer les clients potentiels des services offerts, des honoraires et des procédures du cabinet;

• Recueillir les informations de base des nouveaux clients, procéder à l’ouverture des dossiers et y intégrer la documentation requise;

• Assurer la réception et la distribution du courrier, des commandes, des livraisons et des envois postaux;

• Procéder à l’encaissement des paiements clients;

• Effectuer des appels de recouvrement, rappeler les procédures et échéances de paiement et inciter les clients à régulariser leur compte;

• Faire des appels de services selon les demandes de l’équipe (coursier, commandes, spécialistes,etc.);

• Veiller à l’entretien des aires de travail communes.

• Réceptionner et valider l’exactitude des documents requis en début d’année (feuillets fiscaux, T4, T5, etc.) et en période d’impôts des particuliers;

• Organiser et coordonner des activités et événements pour maintenir un environnement de travail agréable;

• Rester à l’affût des bonnes pratiques dans son domaine et participer à l’amélioration des outils et méthodes de travail;

• Maintenir à jour l’inventaire de la papeterie et des produits d’entretien et d’hygiène;

• Préparer l’espace de travail des nouveaux membres de l’équipe.

• Diplôme ou attestation d’études professionnelles ou collégiales en bureautique, en secrétariat, en comptabilité ou l’équivalent;

• Minimum de trois (3) ans d’expérience dans un rôle en soutien administratif;

• Expérience et intérêt notable pour le service à la clientèle en personne et téléphonique;

• Excellente connaissance des logiciels de la suite Microsoft Office et des outils de communication virtuelle (ex. Microsoft Teams);

• Excellente connaissance du progiciel Planigo, bonne connaissance des logiciels CCH iFirm et Caseware;

• Maîtrise de la langue française à l'oral et à l'écrit;

• Compétences : Contrôle de soi, engagement, ouverture d'esprit, orientation client, orientation vers la qualité/ rigueur, sociabilité, proactivité, autonomie.

• Particularités: Disponibilités occasionnelles à l’extérieur des heures normales de travail lors de périodes de pointe.

• Ce document est rédigé au masculin pour les seules fins d'en faciliter la lecture. Firme drh respecte les principes d'équité et de non-discrimination en emploi.

Firme drh