Agent.e aux achats (Institut de recherche)

• Examine et modifie les demandes d'achat pour en assurer l'exactitude et l'exhaustivité ,
• Valide le financement, le pouvoir de signature, les protocoles, les permis,
• Confirme les prix et la livraison avec les fournisseurs et met à jour les bons de commande ,
• Au besoin, négocie les modalités et conditions avec les fournisseurs, au nom des titulaires de comptes ,
• Vérifie et négocie l'acceptabilité des produits ou des fournisseurs de substitution, au besoin, au nom du titulaire du compte ,
• S'assure que les demandes d'achat reçoivent l'approbation technique et financière appropriée ,
• Modifications des processus : informe les fournisseurs des révisions des exigences en matière de matériaux et de quantités , met à jour la demande d'achat/le bon de commande ,
• Maintient la communication avec les courtiers en douane et assure le suivi pour s'assurer que les commandes à l'étranger passent les douanes et s'efforce de résoudre les problèmes connexes ,
• Effectue des transactions par carte P pour les achats de publications/adhésions
• Résout les questions et les problèmes de livraison et de réception au fur et à mesure qu'ils surviennent ,
• Travaille avec la Division des subventions pour résoudre tout problème dû au statut du fonds du centre de coûts ,
• Travaille avec les comptes fournisseurs pour résoudre les problèmes de facturation et les écarts ,
• Maintient à jour le classement des demandes d'achat reçues et des bons de commande émis ,
• Travaille avec le service informatique pour résoudre les problèmes d'application, tester les nouvelles versions et les améliorations.

• Suit les politiques et procédures établies,
• Évalue et prend les mesures appropriées pour s'assurer que les exigences des multiples organismes subventionnaires et les politiques et procédures de l'institut de recherche sont respectées,
• Retourne ou refuse les demandes d'achat incomplètes ou non conformes,
• Les données saisies sont saisies avec précision et traitées en temps opportun,
• Assure le suivi et la mise à jour des problèmes en temps opportun,
• Respecte les politiques et les procédures du département,
• Assurer une communication adéquate avec le service des comptes créditeurs,
• Démontre de bonnes compétences interpersonnelles et de communication,
• Fait preuve de jugement dans les situations difficiles lorsque des commandes urgentes doivent être traitées,
• Démontre des qualités positives et productives à l'appui de nouvelles initiatives,
• La confidentialité est maintenue en tout temps,
• Fait preuve d'esprit d'équipe et s'efforce d'atteindre les objectifs de l'équipe

• Diplôme d'études professionnelles (DEP)
• Diplôme universitaire de premier cycle

• Excellente connaissance du français et de l'anglais (parlé et écrit),
• Bonne connaissance générale des principes comptables de base,
• Haut niveau de précision et d'autonomie, souci du détail et capacité à respecter les délais
• Comprendre les politiques et les lignes directrices des organismes subventionnaires,
• Compréhension de la réglementation des marchés publics,
• Comprendre les règles de la taxe de vente canadienne,
• À l'aise dans un environnement multidevises à volume élevé de transactions,
• Polyvalence démontrée avec les applications logicielles, tels que Microsoft Office, Internet, Outlook,
• Axé sur le service à la clientèle et démontre la capacité de communiquer avec tact et discrétion,
• Excellentes compétences organisationnelles et interpersonnelles.

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