Assistant(e) de direction bilingue

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  • Montréal, QC
  • Permanent
  • Temps-plein
  • Il y a 9 jours
Job DescriptionTitre du poste: Assistant exécutif/assistante exécutiveLe Rôle: Nous recherchons un(e) assistant(e) de direction axé(e) sur la qualité et tourné(e) vers l’avenir pour soutenir les Associés et les Conseillers juridiques de notre bureau de Montréal. Ce poste va au-delà des responsabilités habituelles d’un(e) assistant(e) de direction, offrant un rôle central stratégique, avec gestion logistique et production de rapports, clés de l’excellence opérationnelle et permettant une prise de décision efficace.Le/la candidat(e) idéal(e) accorde de l’importance à la qualité, est capable d’anticiper les priorités de manière constante, et recherche de manière proactive à améliorer les procédures. Doté(e) d’un esprit stratégique, le/la candidat(e) idéal(e) est un(e) collaborateur-rice de confiance, capable de résoudre des problèmes, autonome et proactif-ve.Responsabilités
  • Gestion des agendas complexes des Associés et Conseillers juridiques, y compris les réunions internes et externes, les déplacements professionnels et les rendez-vous.
  • Assistance lors de l’intégration des clients et l’ouverture des dossiers auprès des collaborateurs internes.
  • Fourni un soutien aux projets juridiques et ceux relatifs aux départements. Gestion des exigences en matière de délais en assurant que les tâches sont complétées dans le délai imparti et suivi des projets divers.
  • Analyse des données Excel, rapports, gestion et consolidation des bases de données concernant les projets juridiques et les projets de l’entreprise; et autres tâches connexes selon les besoins.
  • Préparation et mise à jour des présentations PowerPoint, des supports de présentations et autres documents pour les réunions internes et externes, exigeant précision, clarté et professionnalisme.
  • Production des rapports hebdomadaires, mensuels, ou ponctuels selon les besoins sur les métriques et les performances du département en utilisant Excel et d’autres bases de données.
  • Coordination, préparation, édition et/ou relecture des correspondances et documents officiels en assurant qu’ils sont sans fautes et correctement formatés.
  • Organisation et coordination des réunions, prise de notes et suivi des actions à prendre.
  • Gestion logistique des déplacements professionnels, tels que le transport, l’hébergement et itinéraires assurant efficacité et souci du détail.
  • Servir de point de contact entre les partenaires et les différentes parties prenantes, assurant une communication claire et professionnelle.
Conditions et expérience requises
  • Expérience significative de plus de 3 ans dans un cadre corporatif
  • Maitrise des outils bureautiques Microsoft : Excel, Word, Lotus Notes
  • Solides compétences en matière d’organisation et de gestion du temps
  • Excellente capacité d’analyse et souci du détail
  • Excellente compétence en matière de communication écrite et orale en anglais et en français
  • Capacité prouvée à gérer des priorités multiples
  • Discrétion et sens aigu de la confidentialité
Toute offre d’emploi et/ou contrat de travail est sous réserve de vérification réussie des antécédents, une procédure préalable à l’embauche mise en place par le Cabinet. Cette procédure peut inclure la vérification de l’identité du candidat, la confirmation d’une autorisation de travail valable liée au lieu d’affectation proposé, ainsi qu’à la réalisation d’une vérification approfondie des antécédents lorsque la réglementation locale le permet. Nous utilisons des outils assistés par l’IA de manière limitée à des fins de pré-sélection uniquement, et jamais pour la prise de décision. Toutes les décisions d’embauche sont prises par des personnes physiques. Les candidats ont droit à des informations et à des explications concernant l’utilisation de ces outils, et peuvent demander une révision faite par une personne physique conformément aux lois en vigueur.

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