Assistant.e administratif.ve
- Montréal, QC
- 50.000 $ par an
- Permanent
- Temps-plein
- Gérer les communications avec les locataires : répondre à leurs emails le jour même, prendre les appels téléphoniques et maintenir une bonne relation avec eux.
- Mettre à jour régulièrement la liste des locataires, y compris les coordonnées (nom, email, téléphone).
- Gérer les dossiers des locataires, notamment pour les locataires problématiques ou ceux ayant une communication fréquente.
- Suivre les baux en cours et s'assurer que tous les documents légaux sont envoyés dans les délais.
- Vérifier les baux avant leur envoi aux locataires et assurer un suivi des locataires n'ayant pas signé.
- Gérer les demandes de location et le traitement des informations des nouveaux locataires (préparation des propositions et des offres de location)
- Effectuer les dépôts bancaires quotidiennement (chèques, virements)
- Suivre les paiements des locataires et envoyer des rappels en cas de paiements partiels ou d'impayés.
- Assurer le suivi des comptes fournisseurs, la gestion des factures et des paiements via un système électronique.
- Gérer la documentation des fournisseurs (création de nouveaux fournisseurs, suivi des travaux, etc.).
- Assurer une gestion efficace du classement électronique des documents administratifs (baux, factures, communications diverses).
- Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps.
- Capacité à communiquer clairement et efficacement, tant à l’écrit qu’à l’oral.
- Maîtrise des outils informatiques, notamment des systèmes de gestion (Hopem, P Drive, Tiplati, Nethris, Word et Excel de base).
- Bonne capacité à gérer plusieurs tâches en même temps et à respecter des délais serrés.
- Compétences en gestion des relations interpersonnelles, notamment avec les locataires et les fournisseurs.
- Discrétion et rigueur dans la gestion de documents confidentiels.
- Connaissance des procédures administratives et comptables (AR, AP, gestion des baux).
- Aisance dans l’utilisation des outils de communication modernes (Outlook, téléphone, etc.).
- Capacité à maintenir une attitude calme et professionnelle même dans des situations stressantes.
- Maîtrise des langues française et anglaise, à l’oral et à l’écrit.
- Connaissance de la gestion des ressources humaines et de la paie serait un atout.