Adjoint | Adjointe administrative (Prolongement de la ligne bleue)

• Mise à jour quotidienne du registre de suivi des livrables pour chaque lot (x5-6)

• Faire le suivi avec les membres de l’équipe sur les échéanciers pour les livrables

• Faire le suivi des documents refusé par le client avec les membres de l’équipe

• Valider dans Aconex & Unifier

• Faire état à la direction 1x semaine sur l’avancement

• Créer des graphiques, PowerBI, etc. pour suivre l’état des livrables

• Soumettre les documents au client

• Créer les fiches d’identification de document

• Demande de # de document

• Soumettre des documents sur logiciel

• Assister dans la collecte de données

• Regrouper les documents (bilans, billets de pesées, manifestes, etc.)

• Inscrire les données des documents dans un registre

• Colliger les documents (Excel, word, pdf) dans un seul document

• Formater les documents selon les gabarits de projet

• Colliger des données des systèmes informatiques (débits et m3 d'eau rejetée, tendances pH, tendances MES, etc.) dans des registres

• Préparation des documents d’audits (colliger des documents, aller chercher les informations manquantes des conseillers ou auprès des chantiers - ex. sismographes et sonomètres)

• Audits internes

• Audits externes (client PLB, partenaires)

• Prise de notes de rencontres et suivi des actions des membres de l'équipe

• Préparation de rencontres, assembler les points des membres d’équipe

• Tenir à jour la documentation de l’équipe environnement sur SharePoint et dans les systèmes informatiques (Aconex, ACC, Unifier)

• Systèmes de gestion Environnement

• Assister dans la création de documentation

• Assurer le formatage (page titre, sections, etc.)

• Faire la comparaison de documents et soulever les différences clés (suivi des modifications)

• Suivi de facturation dans le système informatique

• Récupération des documents d’embauche

• Scan des documents d’embauche et classement dans le dossier physique de l’employé

• Envoi des courriels de bienvenue

• Coordination avec SST pour les accueils

• Tableau de mouvement de main d’œuvre

• Mise à jour du tableau en ajoutant les nouveaux travailleurs

• Maintien de l’onglet Carte CCQ et Visa à jour

• Mise à jour du tableau destiné aux commis

• Maîtrise des logiciels MS Office, MS Project et BIM (un atout majeur);

• Bilinguisme (Français et anglais) est un atout.

• Planification, organisation et gestion des priorités;

• Esprit de service;

• Initiative, autonomie et débrouillardise;

• Gestion du stress et bonne tolérance à l’ambiguïté;

• Discrétion et professionnalisme;

• Rapidité d’exécution.

• Un salaire compétitif;

• 4 semaines de vacances annuelles;

• Programme complet d’assurances collectives modulaire dès l'entrée en poste;

• Accès à un médecin virtuel instantanément (télémédecine) 24h/24;

• Un programme de REER collectif avec cotisation de l’employeur dans un RPDB ;

• Un programme d’aide aux employés;

• De la formation continue;

• Un club social actif;

• Un milieu de travail convivial et stimulant;

• Des projets d’envergures;

• Entreprise « reconnue au palmarès des Sociétés les mieux gérées au Canada;

• Programme de vêtements corporatifs dès l’embauche.

EBC