Adjoint(e) administratif(e)

• Répondre aux appels des locataires et assurer les suivis appropriés (demandes, plaintes, services);
• Organiser et archiver les documents administratifs (papier et numérique) de façon structurée et sécurisée;
• Coordonner la signature et le classement des baux et documents contractuels;
• Tenir à jour les dossiers des locataires et des immeubles (assurances, inspections, paiements, correspondances);
• Assister la direction dans la préparation de documents juridiques, de comparutions au TAL ou de mises en demeure;
• Gérer le calendrier des suivis importants (dates limites TAL, échéances de paiement, relances, etc.)
• Assurer un suivi sur les loyers impayés et assurer un contact professionnel avec les locataires;
• Préparer et envoyer les avis de renouvellement ou d’augmentation de loyer conformément aux délais légaux;
• Rédiger des suivis clairs et assurer une traçabilité des communications
• Soutenir les opérations administratives générales liées à la gestion immobilière;
• Planifier, coordonner et effectuer les achats de fournitures auprès des fournisseurs.
• Émettre les bons de commande (PO) et assurer le suivi jusqu’à la réception des biens ou services.
• Vérifier, traiter et approuver les factures liées aux achats conformément aux procédures établies
• Toutes autres tâches connexes

• DEP en comptabilité et/ou secrétariat;
• 3 ans d’expérience dans le domaine de l’administration, service à la clientèle
• Solide capacité à gérer des situations tendues avec calme et professionnalisme
• Sens de l’initiative, autonomie et gestion efficace des priorités
• Aisance avec la Suite Office, les outils de traduction et les logiciels de gestion
• Bilinguisme (français/anglais)

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