Adminstrative Assistant/Adjointe administrative

• Réception, y compris répondre au téléphone, accueillir les clients et les fournisseurs, et tenir le registre des visiteurs. Contrôler les entrées et les sorties des visiteurs en délivrant des badges et/ou des cartes magnétiques ;
• Trier et distribuer le courrier ;
• Préparation des colis pour les expéditions quotidiennes ;
• Création, correction, révision et finalisation de la correspondance avec les employés et les clients ;
• Distribuer des informations aux clients par courrier électronique et/ou postal ;
• Création et mise à jour des rapports de vente à l'aide du programme interne de création de rapports de vente et aide à l'utilisation de feuilles de calcul,
• Contrôler la performance des services externes tels que les nettoyeurs de bureau.
• Participer aux activités du comité social.
• Gestion de la petite caisse.
• Création et mise à jour de divers contrats et accords clients.
• Soutien à l'équipe administrative pour les programmes de rabais.
• Fournir en permanence des informations en retour et des suggestions en vue d'une amélioration continue des processus du service et identifier les possibilités d'amélioration de l'efficacité.
• Tenir à jour la liste des numéros de téléphone
• Saisir les données pour les commandes et la facturation ;
• Tâches de bureau générales, y compris la commande de fournitures, l'entretien de l'équipement de bureau, la réservation de salles de conférence, la réservation d'hôtels, la gestion générale de la zone administrative, ainsi que le bureau général.
• Fournir un soutien général à l'équipe du service à la clientèle ainsi qu'à l'équipe administrative du bureau de St-Laurent, au besoin.
• Autres tâches connexes.

• Reception, including answering phones, greeting customers and suppliers, and maintaining visitor log. Monitor the entrances and exits of visitors by issuing badges and/or magnetic cards;
• Sorting and distributing mail/email;
• Preparation of parcels for daily shipments;
• Creation, correction, revision and finalization of correspondence with employees and clients;
• Distribute information to customers via email and/or mail;
• Creating and updating sales reports using the in-house sales report creation program and assisting with spreadsheets,
• Monitoring performance of outside services such as office cleaners.
• Assisting with Social committee activities
• Reconciling Petty cash
• Creating and updating various client contracts and agreements.
• Supporting the administrative team with the rebate programs
• Providing ongoing feedback and suggestions for continual improvements in the department process, and identifying opportunities for better efficiencies
• Keep the list of telephone numbers up to date;
• Enter data for orders and invoicing;
• General office duties, including ordering supplies, maintaining office equipment, booking conference room, booking hotel, general management of administrative area, as well as general office.
• Provide general support to the customer service team and administrative team in the St-Laurent office when needed.
• Other related tasks.

• 5 ans d'expérience dans un rôle administratif, en soutien au service clientèle et aux responsables des ventes, serait un atout.
• Excellente maîtrise de Microsoft Excel
• Diplôme d'études collégiales. (DEC)
• Souci du détail.
• Comportement professionnel au téléphone.
• Solides compétences organisationnelles, capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à déterminer les priorités.
• Capacité à travailler de manière indépendante
• Niveau intermédiaire des programmes Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, etc.)
• Bilingue, français et anglais, à l'oral comme à l'écrit ;
• Solides compétences en communication, tant écrite que verbale
• Capacité à faire preuve de diplomatie et de tact dans les relations avec une grande variété de personnes.
• Excellent esprit d'équipe
• Disponible pour travailler entre 8h00 et 17h00

• Travail dans un environnement de bureau avec de longues périodes en position assise.
• L'employé peut être confronté à des degrés progressifs à des facteurs de changement dans le processus de travail, y compris des changements de priorités, de délais, etc.

• 5 years' experience in an administrative role, supporting customer service and sales managers would be considered an asset.
• Highly proficient in Microsoft Excel
• Diploma of College Studies (DCS)
• Detail orientated.
• Professional phone manner
• Strong organization skills, ability to multitask, and determine priorities.
• Ability to work independently
• Intermediate level Microsoft Office programs (Outlook, Word, Excel etc.)
• Bilingual, French and English, spoken and written;

• Strong communication skills, both written and verbal
• Ability to demonstrate diplomacy and tact in dealing with a wide variety of people.
• Excellent team player
• Available to work between 8:00 and 17:00

• Work from office environment with long periods of sitting.
• Employee may experience progressive degrees of changing factors in the work process including change of priorities, deadlines, etc.

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