Commis au comptoir multiservice
Institut National de la Recherche Scientifique
- Laval, QC
- Permanent
- Temps-plein
- Effectuer l'opération complète d'un service téléphonique; recevoir et acheminer les appels téléphoniques venant de l'intérieur ou de l'extérieur et transférer les appels d'un poste à un autre; s'enquérir du motif des appels reçus afin de les transmettre au Centre ou au Service concerné ou à la personne qui peut le mieux répondre aux demandes de renseignements; prendre et transmettre des messages.
- Recevoir les demandes de service et de travaux par le système d'information en place; acheminer les demandes de service aux personnes responsables. Saisir les demandes de travaux dans le système informatique, le logiciel de gestion de la maintenance assistée par ordinateur et les acheminer aux personnes responsables concernées; lorsque requis, répondre aux demandes quant à la progression des travaux demandés et produire les rapports nécessaires aux suivis des demandes. Procéder à la fermeture des bons de travail.
- Accueillir et diriger les personnes visiteuses, leur porter assistance au besoin.
- Répondre à des demandes d'informations, diffuser et expliquer les renseignements relevant de son domaine d'activité. Soumettre les cas problèmes à la personne responsable.
- Recevoir et distribuer le courrier, recevoir et expédier des colis, au besoin. Tenir une petite caisse, percevoir le dépôt requis pour les cartes d'accès et les clés et remettre les sommes perçues à la personne responsable.
- Préparer les dossiers et l'émission des cartes d'accès en s'assurant que les formulaires contiennent les informations demandées, en effectuant la saisie des informations, en prenant la photo des personnes et en émettant les cartes. Effectuer la mise à jour des dossiers, assurer le suivi selon les directives reçues. Préparer les rapports permettant la facturation des cartes et clés.
- Saisir et vérifier les informations relatives aux prêts de clés; après approbation, acheminer les clés aux requérants. Identifier et mettre à jour l'inventaire des clés et classer les serrures et cadenas. Assurer le suivi des prêts de clés, de serrures et de cadenas. Tenir à jour manuellement ou à l'aide d'un système informatisé, les registres, dossiers et fichiers relatifs à la serrurerie.
- Collaborer à la préparation des dossiers de prêts de casiers en vérifiant la disponibilité des casiers et en attribuant les clés ou la combinaison numérique du casier; saisir et mettre à jour l'inventaire des casiers.
- Réaliser diverses tâches telles que le tri, l'assemblage et le classement de divers documents relatifs à son champ d'activité.
- Accomplir temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur, lorsque requis. La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par la personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d'effet sur l’évaluation.
- Détenir un diplôme d’études secondaires ou scolarité équivalente.
- Posséder un minimum de six (6) mois d’expérience pertinente.
- Sens du service à la clientèle;
- Habileté de base pour la saisie de texte et de données;
- Capacité à travailler sur plusieurs dossiers en simultané;
- Autonomie et débrouillardise;
- Bonne gestion du stress;
- Connaissance de l’environnement Microsoft 365;
- Connaissance de base des logiciels de système de cartes d’accès et de gestion des clés;
- Connaissance de base du logiciel de GMAO (gestion de la maintenance assistée par ordinateur);
- Connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite. L'INRS ayant des collaborations à l'échelle internationale, une bonne maîtrise de l'anglais est requise.