Administrative Assistant - On-site in Sainte-Foy, Quebec

• Salary: 36.50 CA$ per hour
• Employment: 6 months with high possibility to extend up to 12 months
• Working Hours: Monday to Friday 9am - 5pm EST
• Type of Work: On-site in Sainte-Foy
• Address: 2323 duParc Technologique Blvd, Sainte-Foy, Quebec
• Start date: Between the end of March and early April
• Mandatory to be based in Canada with valid documentation (PR or valid Work Permit + valid SIN)

• Fluent in French and English
• 5+ years of experience in similar roles
• Diploma of College Studies in Office Automation or Secretarial Studies, or any other relevant discipline
• Preferably with experience with SAP-HR, Workday and Ariba.
• Experience working with global and overseas teams, and supporting director-level roles

• Manages and maintains the schedule of their manager as well as the primary communications manager of the site
• Manages communication through certain tools: plasma screens, Workplace, magazine, etc.
• Handles calls, mail, and ensures information is filtered, prioritized, and assesses the level of confidentiality.
• Coordinates various meetings (invites, agendas, planning based on participants' availability, booking rooms and equipment, organizing travel, etc.).
• Responds to information requests from other departments or external contacts.
• Supports the manager with administrative tasks (correspondence, reports, PowerPoint presentations, document formatting, translation, etc.).
• Ensures the follow-up and maintenance of files, as well as the filing system for current records.
• Plans and organizes events (e.g., meetings, offsite activities, travel, guest visits, meals, hotel accommodations, transport; various trainings, teleconferences, videoconferences) for their managers, as well as for two directors reporting globally.
• Manages the employee vacation records and SAP-HR system for those reporting to their manager.
• Checks and processes invoices and expense reports for their managers and three directors reporting globally (Procurement, FluLaval LCM/TLCM, and Commercial Flu).
• Completes purchase requisition requests in the Ariba system for their managers.
• Owns and manages the site's Amex card (P-Card), making purchases and completing reconciliations in the Fiori system.
• Manages and ensures follow-up on confidential files (e.g., organizational chart, Workday, HR, etc.).
• Is part of the Leadership Team and provides logistic support.

• Salaire : 36,50 $ CA par heure
• Emploi : 6 mois, possibilité de prolongation jusqu'à 12 mois
• Heures de travail : Du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h (heure de l'Est)
• Type de travail : Sur place à Sainte-Foy
• Adresse : 2323, boulevard du Parc Technologique, Sainte-Foy, Québec
• Date de début: entre fin mars et avril
• Il est obligatoire d'être basé au Canada et de disposer de documents valides (permis de séjour permanent ou permis de travail valide + numéro d'assurance sociale valide).

• Maîtrise du français et de l'anglais.
• Plus de 5 ans d'expérience dans des fonctions similaires.
• Diplôme d'études collégiales en bureautique ou en secrétariat, ou dans toute autre discipline pertinente.
• Expérience avec SAP-HR, Workday et Ariba souhaitée.
• Expérience de travail avec des équipes internationales et étrangères, et d'assistance à des postes de direction.

• Gère et tient à jour l'agenda de son responsable ainsi que celui du responsable principal de la communication du site.
• Gère la communication à l'aide de certains outils : écrans plasma, Workplace, magazine, etc.
• Traite les appels, le courrier et veille à ce que les informations soient filtrées, hiérarchisées et évalue leur niveau de confidentialité.
• Coordonne diverses réunions (invitations, ordres du jour, planification en fonction de la disponibilité des participants, réservation de salles et d'équipements, organisation des déplacements, etc.
• Répond aux demandes d'informations provenant d'autres services ou de contacts externes.
• Assiste le responsable dans ses tâches administratives (correspondance, rapports, présentations PowerPoint, mise en forme de documents, traduction, etc.
• Assure le suivi et la mise à jour des dossiers, ainsi que le système de classement des documents actuels.
• Planifie et organise des événements (par exemple, réunions, activités hors site, déplacements, visites d'invités, repas, hébergement à l'hôtel, transport, diverses formations, téléconférences, vidéoconférences) pour ses responsables, ainsi que pour deux directeurs relevant de la direction générale.
• Gère les registres de congés des employés et le système SAP-HR pour les personnes relevant de son responsable.
• Vérifie et traite les factures et les notes de frais pour ses responsables et trois directeurs relevant de lui à l'échelle mondiale (Approvisionnement, FluLaval LCM/TLCM et Commercial Flu).
• Remplit les demandes d'achat dans le système Ariba pour ses responsables.
• Gère la carte Amex (P-Card) du site, effectue les achats et procède aux rapprochements dans le système Fiori.
• Gère et assure le suivi des dossiers confidentiels (par exemple, organigramme, Workday, RH, etc.).
• Fait partie de l'équipe de direction et fournit un soutien logistique.

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