Réceptionniste et adjoint·e administratif·ve / Receptionist & Administrative Assistant

• Gérer les appels téléphoniques et les messages;
• Gérer les courriels de manière efficace, courtoise et professionnelle;
• Accueillir les client·e·s, les huissiers et messagers de cour et autres visiteurs se présentant à la réception;
• Gérer la réservation des salles de conférence et de vidéoconférence; s’assurer quotidiennement que le calendrier est à jour;
• Préparer les salles de conférence en vue des rencontres et réunions, incluant la préparation du café et des rafraichissements; effectuer les commandes pour les petits déjeuners et/ou lunch le cas échéant; nettoyer les salles après les réunions;
• Voir à ce que les salles de conférence disposent toujours des fournitures nécessaires;
• Gérer la distribution des coupons de taxi;
• Effectuer l'expédition des envois par messager et services de courrier express;
• Effectuer la gestion des factures des huissiers et messager de cour, remettre à la comptabilité les pièces justificatives des envois par messagers au besoin;
• Mettre à jour de la liste téléphonique et de la liste des personnes contacts pour les situations d'urgences;
• Assister avec les tâches de facturation;
• Rédiger des écrans éthiques;
• Préparer des rapports de dépenses;
• Traiter des factures dans Chrome River Invoice;
• Aider à la gestion de documents et à la préparation des interrogatoires et des procès;
• Organiser les documents électroniques dans iManage;
• Préparer et envoyer des documents au moyen du logiciel Box;
• Réserver les services de sténographes officiels, au besoin;
• Toutes autres tâches connexes, au besoin.

• Diplôme en secrétariat, en bureautique ou toute autre combinaison équivalente de formation et d’expérience;
• Au moins 3 années d’expérience pertinente dans le secteur juridique ou dans un autre environnement de services professionnels;
• Bilinguisme (français et anglais) essentiel, à l’oral comme à l’écrit, compte tenu du fait que nous recevons des appels des autres provinces canadiennes, des États-Unis et d’ailleurs dans le monde, ce qui nécessite un usage fonctionnel de l’anglais;
• Excellente connaissance de Microsoft Office, en particulier Excel, Word et Outlook.
• Grande rigueur et souci du détail dans l’exécution des tâches;
• Compétences éprouvées en matière d’organisation et de gestion des priorités;
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter des délais serrés;
• Capacité à se concentrer et à travailler dans un environnement dynamique;
• Aptitude à communiquer et à interagir de manière professionnelle avec tous les membres du personnel de Clyde & Cie;
• Sens de l’autonomie et excellent esprit d’équipe;
• Respect de la confidentialité;
• Capacité d’utiliser différents logiciels et aptitude à en apprendre de nouveaux;
• Flexibilité et souplesse dans l'adaptation à de nouvelles tâches.

• Manage telephone calls and messages.
• Hande emails with courtesy, efficiency and professionalism.
• Greet clients, bailiffs, court messengers and other visitors arriving at reception.
• Manage the reservation of conference and videoconference rooms; ensure that the calendar is up to date daily.
• Prepare conference rooms for meetings, including the preparation of coffee, refreshments and meals as needed; clean the rooms after meetings.
• Replenish the conference room with supplies.
• Ensure the general cleanliness of the reception area, kitchens (17th and 18th), visitor’s washroom and conference rooms.
• Maintenance of the coffee machine and its accessories: cleaning, adding coffee and other products and ensure the machine functions properly.
• Manage the dishwashers daily and ensure that the coffee station and kitchen supplies are replenished.
• Maintain an up-to-date inventory of coffee, tea, milk and other beverages for meetings, as well as cleaning products, and place orders as needed.
• Distribution of taxi vouchers.
• Ship packages using messenger and express courier services.
• Manage invoices from bailiffs and court messengers, and provide Accounting with supporting documents for messenger shipments as needed.
• Update the telephone list and the emergency contact list.
• Assist with billing tasks.
• Draft ethical screens.
• Prepare expense reports.
• Process invoices in Chrome River Invoice.
• Assist with document management and the preparation of examinations and trials.
• Organize electronic documents in iManage.
• Prepare and send documents using the Box software.
• Book official court reporters, as needed.
• Perform any other related duties, as required.

• Diploma in secretarial studies, office administration, or any other equivalent combination of training and experience.
• At least 3 years of relevant experience in the legal sector or another professional services environment.
• Bilingualism (French and English) is essential, both spoken and written, given that we receive calls from other Canadian provinces, the United States, and elsewhere in the world, which requires a functional use of English.
• Excellent knowledge of Microsoft Office, particularly Excel, Word, and Outlook.
• Strong attention to detail and thoroughness in completing tasks.
• Proven organizational and priority‑management skills.
• Ability to handle multiple tasks simultaneously and meet tight deadlines.
• Ability to stay focused and work effectively in a dynamic environment.
• Ability to communicate and interact professionally with all Clyde & Co staff members.
• Strong sense of autonomy and excellent team spirit.
• Respect for confidentiality.
• Ability to use various software programs and a willingness to learn new ones.
• Flexibility and adaptability to new tasks.

Clyde & Co