Executive Assistant - Engineering

• Vision: To become North America's trusted choice for safe elevated work areas.
• Mission: To create safe elevated work areas that protect people, companies, and brands.
• Purpose: Elevate those who surround us and see them thrive.

• Manage the Director's calendar, schedule meetings, and prioritize requests to optimize time and focus on critical matters.
• Coordinate travel arrangements, expense reports, and logistics.
• Screen, prioritize, and respond to emails, calls, and inquiries in a professional manner.
• Maintain confidentiality and handle sensitive information with discretion.
• Ensure the Director is fully prepared for senior management and strategic planning meetings including assembling meeting materials and reports.
• Track and gather data required for Director's KPIs and assist in preparing progress updates for CEO and leadership team.
• Coordinate timely submission or reports, documents, and deliverables to the CEO and management team.
• Assist in preparing dashboard summaries and documentation to support executive decision-making.
• Identify opportunities to streamline administrative, reporting, and coordination processes.
• Maintain awareness of corporate goals, deadlines, and priorities to help the Director align departmental outputs with organizational strategy.
• Support resource planning, including gathering data on workloads, priorities, and timelines.
• Serve as a critical point of contact between the Director, engineering team, project team, and cross functional departments.
• Facilitate effective communication by drafting departmental communications, reports, data analysis, or conduct research as requested by the Director.
• Track tasks, deadlines, and projects to ensure timely completion and alignment with departmental priorities.
• Maintain organized systems for files, policies, and key documents.
• Maintain the Engineering department's section of the Hub (corporate SharePoint site), ensuring accurate organization and updates of key documents.
• Support special projects, departmental initiatives, and company-wide events as assigned.
• Leverage AI tools to capture meeting notes, summarize discussions, and track action items for the Director.

• Experience supporting senior leaders, ideally within an engineering, construction, or technical project environments.
• Strong organizational and time management skills with the ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment.
• Discretion, professionalism, and ability to handle confidential information.
• Proficiency in MS Office and comfort with learning new systems quickly.
• Strong business acumen and ability to exercise judgement, tact, and professionalism.

• The Director is consistently prepared for executive and strategic meetings with complete, accurate, and timely materials.
• Department KPIs are effectively tracked, reported, and supported through accurate data and reporting.
• The engineering and project coordination teams benefit from improved organization and streamlined processes.
• The EA acts as a trusted partner to the Director, ensuring alignment with organizational goals.

• Growth & Development. Be part of an expanding team with opportunities for personal and professional growth.
• Impact. Help drive our sales goals forward and build our reputation as a trusted partner in height safety.
• Collaboration. Join a culture that values teamwork, innovation, and where your contributions are recognized and supported by a dedicated team.
• Company culture. Be part of a driven, ambitious, and supportive team focused on achieving goals and delivering exceptional service.

• Dental care
• Extended health care
• RRSP match
• Vision care
• Wellness program

• Vision : Devenir le choix de confiance en Amérique du Nord pour les zones de travail en hauteur sécuritaires.
• Mission : Créer des zones de travail en hauteur sécuritaires qui protègent les personnes, les entreprises et les marques.
• Objectif : Élever ceux qui nous entourent et les voir prospérer.

• Gérer l'agenda du Directeur, planifier des réunions et prioriser les demandes afin d'optimiser le temps et de se concentrer sur les enjeux critiques.
• Coordonner les arrangements de voyage, les rapports de dépenses et la logistique.
• Examiner, prioriser et répondre aux courriels, appels et demandes de manière professionnelle.
• Maintenir la confidentialité et gérer les informations sensibles avec discrétion.
• S'assurer que le Directeur est pleinement préparé pour les réunions de la haute direction et de planification stratégique, y compris la préparation des documents et des rapports de réunion.
• Suivre et recueillir les données requises pour les indicateurs de performance (KPIs) du Directeur et aider à préparer les mises à jour de progrès pour le PDG et l'équipe de direction.
• Coordonner la soumission en temps opportun des rapports, documents et livrables au PDG et à l'équipe de direction.
• Aider à la préparation des résumés de tableau de bord et de la documentation pour soutenir la prise de décision exécutive.
• Identifier des opportunités pour simplifier les processus administratifs, de rapports et de coordination.
• Maintenir la conscience des objectifs, des échéances et des priorités de l'entreprise afin d'aider le Directeur à aligner les résultats du département sur la stratégie organisationnelle.
• Soutenir la planification des ressources, y compris la collecte de données sur les charges de travail, les priorités et les délais.
• Servir de point de contact clé entre le Directeur, l'équipe d'ingénierie, l'équipe de projet et les départements interfonctionnels. • Faciliter une communication efficace en rédigeant des communications départementales, des rapports, des analyses de données ou en menant des recherches selon les demandes du Directeur.
• Suivre les tâches, les échéances et les projets pour assurer leur réalisation en temps voulu et leur alignement avec les priorités du département.
• Maintenir des systèmes organisés pour les dossiers, les politiques et les documents clés.
• Maintenir la section du département d'ingénierie sur le Hub (site SharePoint de l'entreprise), en assurant une organisation précise et des mises à jour des documents clés.
• Soutenir les projets spéciaux, les initiatives départementales et les événements à l'échelle de l'entreprise selon les affectations.
• Tirer parti des outils d'IA pour prendre des notes de réunion, résumer les discussions et suivre les mesures à prendre pour le Directeur.

• Expérience dans le soutien aux hauts dirigeants, idéalement dans des environnements de projets en ingénierie, construction ou techniques.
• Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps avec la capacité de gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique.
• Discrétion, professionnalisme et capacité à traiter des informations confidentielles.
• Maîtrise de MS Office et aisance à apprendre rapidement de nouveaux systèmes.
• Solide sens des affaires et capacité à exercer jugement, tact et professionnalisme.

• Le Directeur est toujours préparé pour les réunions exécutives et stratégiques avec des documents complets, précis et opportuns.
• Les indicateurs clés de performance (KPI) du département sont efficacement suivis, rapportés et soutenus grâce à des données et des rapports précis.
• Les équipes d'ingénierie et de coordination de projets bénéficient d'une meilleure organisation et de processus simplifiés.
• L'EA agit comme un partenaire de confiance pour le Directeur, assurant l'alignement avec les objectifs de l'organisation.

• Croissance et développement. Faites partie d'une équipe en expansion avec des opportunités de croissance personnelle et professionnelle.
• Impact. Contribuez à atteindre nos objectifs de vente et à renforcer notre réputation en tant que partenaire de confiance en sécurité en hauteur.
• Collaboration. Rejoignez une culture qui valorise le travail d'équipe, l'innovation, et où vos contributions sont reconnues et soutenues par une équipe dévouée.
• Culture d'entreprise. Faites partie d'une équipe motivée, ambitieuse et solidaire, axée sur l'atteinte des objectifs et la prestation d'un service exceptionnel.

• Soins dentaires
• Assurance maladie complémentaire
• Cotisation à un REER correspondante
• Soins de la vue
• Programme de mieux-être

Skyline Group